GBS Softwaredienst

 

Das zentrale Produkt ist InfoPath® . Mit diesem Produkt von Microsoft werden interaktive elektronische Formulare erstellt und bearbeitet, wie wir dies von den interaktiven PDF-Formularen kennen. Das InfoPath-Formular kann beliebig gestaltet werden (siehe weiter unten). Daten können von Microsoft Access und dem Microsoft SQL-Server®  bezogen werden (Stammdaten) und werden auch dort abgespeichert (Bewegungsdaten). Auch Word®  kann Daten im Rahmen der Serienbrieffunktion aus Access oder dem SQL-Server beziehen, selektieren und ausdrucken.

Alle nachfolgenden Masken sind mit InfoPath® erstellt. 

Mit InfoPath® lassen sich neben den elektronischen Formularen auch Menü-Masken erstellen, die den Anwender durch das System führen. Auf diese Weise gelangt er zielsicher in die gewünschte Bearbeitungsmaske.

Auf der Bearbeitungsmaske, die letztlich ein individuelles e-Formular ist, befinden sich nur die Datenfelder, die der Anwender benötigt, nicht mehr und nicht weniger. Design und Anordnung werden individuell festgelegt. Plausibilitätsprüfungen und Berechnungen werden in diesem e-Formular vorgenommen. Es tritt letztlich an die Stelle bisheriger - fix programmierter - Erfassungsmasken.

Beispiel: Erfassung eines Vertrages mit InfoPath®-Formular

In diesem Beispiel geht es um den konzernweiten Zugriff auf Verträge nach unterschiedlichsten Kriterien. Diese Eckpunkte sind zu erfassen, wobei hier die Konzernsprache Englisch Berücksichtigung findet. Die Verträge und Dokumente werden hochgeladen und können in Abhängigkeit von den erteilten Berechtigungen gelesen oder bearbeitet werden.

Jeder Vertrag wird terminlich vom System kontrolliert und der verantwortliche Mitarbeiter wird per E-mail über anstehende Aktivitäten unterrichtet. Zusätzlich oder alternativ wird eine Aufgabe erstellt, die dann mit Outlook® kommuniziert.

Beispiel: Suche und Auswahl eines Vertrages mit InfoPath®-Formular

Die Verträge können nach einem oder mehreren Kriterien gefiltert werden. Im folgenden Beispiel wird nach allen Verträgen mit dem Vertragspartner "GBS GmbH" gesucht. Es werden 2 Verträge gelistet. Der Anwender entscheidet nun, einen Vertrag anzusehen / zu bearbeiten oder einen neuen Vertrag anzulegen.

Das nachfolgende InfoPath®-Formular orientiert sich mehr an der "Papierform", ist also mehr ein klassisches e-Formular als die oben gezeigten "Bildschirm-Masken", bei denen es sich ja faktisch auch um e-Formulare handelt, die mit InfoPath® erstellt wurden und jederzeit leicht ergänzt oder abgeändert werden können.

Funktionell sind aber alle Beispiele gleich. Hier wird ein Lieferant ausgewählt. Die Suche erfolgt zumeist alphabetisch nach Namen. Bei einem sehr umfangreichen Lieferantenstamm, der ja als SharePoint®-Liste abgelegt ist, kann die Suche (Button) nach unterschiedlichsten Kriterien (z.B. Branche, PLZ, Artikel etc.) eingeschränkt werden. Wird der Lieferant ausgewählt, werden seine Daten ins e-Formular übernommen. Gleiches passiert auch bei anderen Stammdaten, auf die Bezug genommen wird (z.B. Sachbearbeiter, Textbaustein, Artikel, Versandanschrift usw.). Die fertige Bestellung wird ausgedruckt und als XML-Datei in SharePoint® abgelegt. Die Daten stehen für Auswertungen und den Export in Excel® und Access® zur Verfügung.

Das bisher Gesagte gilt auch für das nachfolgende e-Formular zur Erfassung von Vertragsdaten.

Mit dem SQL-Server® als Datenbank, SharePoint® und Infopath® als konfigurierbares System beginnt zweifellos ein Zeitalter individueller und prozessorientierter Anwendungen, losgelöst von vorgefertigten Systemen.

Im nachfolgenden Bild möchten wir noch einmal den Zusammenhang zwischen SQL-Server®, SharePoint® und Infopath® darstellen.