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Was ist SharePoint®?

Dies ist eine berechtigte Frage, die zunehmend von Anwendern gestellt, aber selten zufriedenstellend beantwortet wird. Verweise auf Google® und Microsoft® führen zu einer Fülle von Informationen, die entweder im allgemeinen Sprachgebrauch der Marketingspezialisten gehalten sind oder zu der Fachterminologie der IT-Spezialisten führen. Irgendwo dazwischen suchen wir die Antwort des Anwenders auf die Frage „Was kann ich damit machen?“ oder „Was bringt es mir in meiner täglichen Arbeit?“

Der Name „SharePoint“ kann uns einen ersten Hinweis geben, dass es hier einen Punkt oder Ort gibt, an dem etwas geteilt wird oder wo man an etwas teilnimmt.

SharePoint^® von Microsoft^® unterstützt die Zusammenarbeit im Team. Es ist zunächst ein leeres System wie alle anderen Produkte von Microsoft®. Es wird im Browser aufgerufen und stellt eine Reihe von Funktionen bereit, die es erlauben, dort Dokumente der unterschiedlichsten Formate (PDF, doc, xls, jpg usw.) abzulegen und gemeinsam zu nutzen. Weiterhin können Tabellen individuell erstellt werden, wie wir es von Excel® kennen. Diese Tabellen lassen sich auch von Excel® oder Access® importieren und können dorthin auch auf Knopfdruck exportiert werden. Hinsichtlich der Begrifflichkeit wird in SharePoint® von Listen gesprochen, auch wenn sich diese auf den ersten Blick kaum von Excel®-Tabellen unterscheiden.

Die in den SharePoint-Listen erfassten Daten werden im Microsoft® SQL-Server® gespeichert. Der Anwender hat zu dieser Datenbank weiter keine Berührungspunkte. Alle Fragen rund um den Microsoft® SQL-Server® wie auch um den SharePoint-Server® (z.B. Lizenzierung, Versionen, Zugangsberechtigung, Datensicherung usw.) liegen im Verantwortungsbereich der IT.

Die standardmäßig vorgegebene Oberfläche ist zunächst zu erkunden, sie weicht natürlich von den bisher von Microsoft® bekannten Oberflächen kaum ab. Wir haben hier eine „Teamwebsite“ vor uns, wo bereits ein Ort für Dokumente, ein Kalender, eine Aufgabenliste und ein Diskussionsforum bereitgestellt werden. Diese Teamwebsite kann sofort mit Inhalten gefüllt werden. Weitere Elemente lassen sich rasch hinzufügen.

 

Beispielsweise eine neue Dokumentenbibliothek, die entsprechend der eigenen Wünsche strukturiert werden kann.

In gleicher Weise können vorhandene Listen (z.B. Kontakte) als auch selbst erstellte Listen jederzeit um Spalten ergänzt werden. Hinsichtlich ihrer Sortierung, Spaltenanordnung, Spaltenauswahl und Filtereigenschaften können sie beliebig angepasst werden. Diese sogenannten „Ansichten“ lassen sich speichern und können jederzeit wieder aufgerufen werden.

 

 

 

 

Handelt es sich um eine Liste mit vielen Spalten, wird die Erfassung und Bearbeitung in der Tabellenform unübersichtlich und mühsam, so kann man in die sogenannte Standardansicht wechseln, wo nur ein Datensatz angezeigt wird und die Spalteninhalte untereinander angeordnet sind.

Jedes Feld kann wie in Excel® mit Eigenschaften versehen werden. Eine Definition als Pflichtfeld, Auswahlfeld, Textfeld, Zahl, Datum oder Berechnungsfeld usw. ist möglich. In den Listenansichten können Sortierungen, Summen, Durchschnittswerte, Maximalwerte etc. angezeigt werden.

Bei der Eingabe eines Feldes kann auf Daten in einer anderen Liste zugegriffen werden, es können also für die Eingabe Stammdaten in einer anderen Liste existieren, die durchaus von einem anderen Mitarbeiter gepflegt oder die aus einem anderen System eingelesen werden.

Alle Daten können auch auf Knopfdruck in Excel® und Access® exportiert werden. Termine und Aufgaben können in Outlook® integriert werden. Dokumente, Zeichnungen, Bilder etc. lassen sich zentral in SharePoint® ablegen. Frei definierbare Workflows sichern und beschleunigen die internen Prozesse. Ein differenziertes Berechtigungssystem regelt die Zugriffe auf das System und die gespeicherten Informationen.

An dieser Stelle lässt sich erahnen, welch ein mächtiges Werkzeug dem „Teamworker“ mit SharePoint® an die Hand gegeben wird.

SharePoint® stellt eine vollwertige Entwicklungsplattform für eine schnelle und flexible Anwendungsentwicklung dar. Konfigurieren statt Programmieren läutet eine neue Ära im Bereich der Softwareentwicklung ein. Der Anwender erhält ausschließlich die Datenfelder und Funktionen, die er tatsächlich benötigt – nicht mehr und nicht weniger.

Design und Inhalte werden firmenspezifisch konfiguriert.